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Cinco formas de tornar as reuniões mais produtivas

Tempo desperdiçado em reuniões é uma queixa clássica de perda de produtividade nas empresas. Muitas delas envolvem diversos profissionais, são longas demais e terminam sem que nada relevante tenha sido decidido. Para que sua empresa consiga transformar as reuniões em encontros mais assertivos e com resultados visíveis, a empresária Patrícia Meirelles que mantém um canal no Youtube com dicas relacionados ao mundo dos negócios e do empreendedorismo, selecionou cinco ações que você pode implantar já a partir da próxima reunião.

1. Comece compartilhando algo positivo

Parece simples, mas iniciar uma reunião destacando algo que está dando certo na empresa é bom para todos os participantes e faz com que a reunião comece com o clima lá em cima. Patrícia explica que quando você compartilha, por exemplo, um resultado bacana, transmite confiança e mostra gratidão, algo que faz toda diferença no mundo dos negócios

2. Defina uma pauta

Por que fazer essa reunião? Qual é o assunto? Quais objetivos e metas do encontro? Faça uma pauta para te direcionar durante toda a reunião. Dessa maneira, você saberá quais são os pontos importantes a serem abordados e o que precisa ser decidido. Sem ela, o foco pode ser perdido e a reunião se extender demais sem conclusões satisfatórias

3. Faça uma ata

Uma resumo com os pontos importantes que foram discutidos também é fundamental. Fazer uma ata evita problemas como iniciar uma outra reunião sem ter clareza do que foi decidido na reunião anterior, tornando as conversas repetitivas e longas demais

4. Reúna o mínimo de pessoas possível

Enxugar a reunião é fundamental. Quanto mais gente, mais tempo será necessário para todos falarem. Leve para a reunião apenas os funcionários aos quais competem diretamente os situações que serão discutidas

5. Reduza o tempo da reunião

Por que levar uma hora para discutir um assunto que pode levar só 15 minutos? “Com uma pauta estabelecida, você já sabe o que vai discutir e a condução tende a ser mais eficiente, liberando as pessoas mais rapidamente para voltar ao trabalho”, destaca Patrícia Meirelles. “Se você fizer disso um hábito, as próximas reuniões serão muito melhores e mais produtivas”, completa.

Fonte: Portal SM

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