O número de horas de um dia é limitado. Mesmo assim, algumas pessoas parecem conseguir fazer mais nas 24 horas que têm dos que outras. A rede CNBC perguntou a empreendedores de sucesso e CEOs como eles administram suas agendas carregadas e como conseguem fazer tanta coisa. Aqui estão alguns dos truques de produtividade que eles usam.

 

1) Marcus Lemonis escreve “listas de nocaute” em cartões.

“Eu levanto pela manhã e faço uma lista das cinco coisas que eu preciso “nocautear” naquele dia e tenho que completar aquelas cinco coisas, sem exceção. Se eu acabo conseguindo fazer algumas coisas além do que havia planejado, ótimo, mas eu sempre cumpro a lista das coisas que tenho que nocautear naquele dia”, afirma o empreendedor e apresentador do programa “O Sócio” (The Profit).

“Eu apenas escrevo, no papel. Eu guardo vários cartões de papel em meu armário. Eles são compridos e finos, com meu nome no topo, e eles são ótimos pra se fazer aviões de papel, então, quando completo as tarefas daquele dia, faço aviõezinhos com eles.”

 

2) Mary Callahan Erdoes domina sua agenda, ao invés de se deixar ser dominada.

“Administrar a agenda é o que há de mais importante, principalmente se você é muito ocupado e tem muitas responsabilidades”, diz a CEO do grupo de investimentos JPMorgan Asset Management.

“Você precisa estar rigorosamente focado em sua própria agenda, sobre coisas que você precisa de outras pessoas e o que outras pessoas precisam de você. Quais são os problemas de curto prazo que precisam ser resolvidos? Quais são os problemas de longo prazo?”

“A menos que você consiga dominar sua agenda religiosamente, ela acabará te dominando, e isso não é a maneira de se organizar e de ter controle sobre as coisas.”

 

3) Daymond John encontra maneiras criativas de maximizar seu tempo.

“Estou sempre tentando maximizar meu tempo”, diz o investidor do programa da TV “Shark Tank – negociando com tubarões” e fundador da empresa de roupas e acessórios FUBU. “Por exemplo, eu checo meus e-mails quando estou no avião, ao invés de fazê-lo quando estou no escritório. Eu tento fazer com que minha equipe cuide do máximo das reuniões que puder. Eu me envolvo apenas na última parte da negociação, por isso não tenho que passar por várias reuniões para discutir a mesma coisa. E, quando eu participo pessoalmente, tento maximizar ao máximo meu tempo.”

 

4) Tracy Anderson faz anotações e visualiza suas tarefas no papel.

“Eu tenho um monte de caderninhos”, diz a personal trainer de celebridades e empreendedora da área de fitness. “Eu faço várias pequenas anotações sobre atividades e ideias, e a partir daí eu decido quais eu devo fazer agora e quais deixarei pra depois, e como eu farei pra resolver a maior parte delas. Desde criança eu jogo xadrez e eu tenho essa mentalidade: eu preciso visualizar todas as peças e obstáculos para decidir como farei para superá-los.”

“Eu gosto dos caderninhos porque com eles eu não deixo as coisas para trás, porque meu dia é muito corrido. Recebo muitos e-mails e muita informação, e às vezes é mais fácil pra mim descarregar tudo ali.”

 

5) Norman Lear conduz sua vida através de uma filosofia de duas palavras que o permite estar presente e focado.

“Eu penso que duas das palavras mais desprezadas da língua são “acabado” e “próximo””, diz o escritor e produtor de TV. “Quando algo acabou, está acabado, já passo ao próximo. Eu vivo nesse momento. É isso, essa é a melhor conversa que eu poderia estar tendo, e demorei 93 anos para descobrir isso.”

 

6) Liz Wessel usa sua caixa de entrada como uma lista de afazeres.

“Eu faço como vários CEOs, eu uso minha caixa de entrada como uma lista de coisas a fazer. Não vou dormir enquanto minha lista não estiver completa, ou seja, se a minha caixa de entrada estiver vazia”, diz a co-fundadora e CEO da WayUp, empresa de vagas de trabalho e de estágio. “Se algo não é urgente, eu uso a extensão Boomerang, para Gmail, que faz com que os e-mails que não são urgentes retornem à minha caixa de entrada dentro de alguns dias.”

 

7) Koel Thomae se despluga completamente.

“É muito fácil se distrair com sua caixa de mensagens ou seu telefone. Quando estou num grande projeto, ou quando eu preciso fazer algo, e fazer bem feito, eu desconecto meu e-mail, desligo meu telefone e ponho minhas músicas preferidas”, diz a co-fundadora da fabricante de iogurtes Noosa Yoghurt. “Eu simplesmente mergulho na tarefa e a termino.”

 

8) Jack Groetzinger transforma sua lista de atividades num jogo.

“Eu gosto de ‘gamificar’ minha lista de atividades”, diz o co-fundador e CEO da SeatGeek, comércio eletrônico de ingressos. “Eu tenho um número previsto de minutos para cada tarefa que preciso fazer e tenho um software que registra quando eu começo e quando eu termino cada uma delas. A cada dia eu me desafio a atingir uma meta de eficiência: número de minutos gastos dividido pelos minutos previstos para cada tarefa. A melhor parte de jogar sozinho é que eu ocupo todos os lugares do meu conselho diretor.”

 

9) Allison Page programa alarmes em seu Apple watch.

“Quando se trata de produtividade, eu acredito na boa e velha lista de atividades. Eu adoro riscar as coisas da lista quando elas são concluídas, e isso me diz quando algo deve ser feito”, diz a co-fundadora e diretora de produção da SevenRooms, plataforma de serviços de luxo.

“Eu também reservo tempo na minha agenda para ter certeza de que conseguirei me focar em projetos excepcionais. Meu truque favorito é programar alarmes no meu Apple watch, bem como no aplicativo Slackbot. É um lembrete rápido que realmente ajuda quando você está enrolado em alguma atividade.”

 

10) Nick Huzar aproveita seus domingos.

“Planeje seu trabalho e trabalhe seu plano”, diz o co-fundador e CEO do marketplace OfferUp. “Eu priorizo um tempo sozinho nos domingos para me focar nas prioridades de cada um dos departamentos da OfferUp. E então eu passo a semana ajudando as equipes a executar essas prioridades.”

 

11) Ashif Mawji divide seus e-mails por categoria.

“Eu avalio quanto tempo vou demorar para responder a um e-mail”, diz o CEO da plataforma Trust Science. “Os e-mails que demoram menos de dois minutos eu respondo imediatamente e já os elimino da lista. Os que demoram mais de 10 minutos eu faço em seguida. Eu respondo por lotes, duas ou três vezes por dia. Os que tomam mais tempo eu respondo imediatamente, dizendo que analisarei melhor a mensagem e que a responderei em até um ou dois dias.”

“Dessa forma, todos que me escrevem recebem uma resposta em até 24 horas, e as expectativas de todos são atendidas. Esse tipo de abordagem mantém o volume de e-mails abaixo de 10 por dia. O fato de não ter uma caixa de mensagens lotada me ajuda a ser mais produtivo e menos estressado e, mais importante, aqueles que estão contando comigo também recebem respostas rápidas, o que aumenta minha produtividade como um todo.”

Fonte: Portal Administradores