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Entrevista: consultora internacional fala sobre prejuízos escondidos no varejo

Elas acontecem em empresas de qualquer porte. Podem ser simples ou muito sofisticadas. O fato é que pouquíssimas organizações ainda não foram vítimas de algum tipo de fraude. Se a sua empresa é uma exceção, convém ficar atento. Há risco de os mecanismos de controle estarem deixando a desejar. “Cada empresa tem suas próprias características e, portanto, seus próprios riscos”, diz Cynthia Catllet, diretora de riscos globais da FTI Consulting.

Fazer um diagnóstico interno é a primeira medida a ser tomada para combater fraudes. A partir disso, é preciso disseminar uma cultura de prevenção para garantir o sucesso das medidas adotadas. O trabalho é complexo. Confira a entrevista:

Como uma empresa que não tem processos para combater fraudes deve iniciar esse trabalho?
Cada empresa tem suas próprias características e, portanto, seus próprios riscos. O primeiro passo é identificar os pontos de atenção e, a partir deles, as “ameaças” que podem levar a fraudes. A partir daí, pode-se esboçar como tratar esses riscos, venham eles de clientes, funcionários ou do e-commerce, caso a empresa trabalhe com esse modelo. Com base nessas informações, é possível criar diretrizes de acordo com as melhores práticas do mercado.

Como é possível multiplicar a cultura de combate à fraude?

Essa cultura deve ser vista como um item de extrema importância nas reuniões entre funcionários e superiores, nos feedbacks, na rotina da empresa de um modo geral. A assimilação pode ser feita com treinamentos constantes, adequados à realidade dos colaboradores, e com marketing interno. Também é importante a equipe estar à vontade para reportar atitudes consideradas suspeitas. Isso requer uma relação transparente entre funcionários e superiores, além de um canal de denúncias independente que realmente funcione.

Na prática, quais são os principais mecanismos de controle na empresa?

Podemos citar seis práticas: 1) implantar diligência de terceiros, que permite à empresa conhecer funcionários, fornecedores, clientes, entre outros, e certificar-se de que compartilham cultura e valores da organização; 2) dar atenção a processos de controle que envolvem dinheiro (caixa registradora) e inventário de produtos; 3) trabalhar com segregações de função, pois evita que um único funcionário solicite e aprove transações ou dê andamento a atividades de modo independente e sem supervisão; 4) adotar revisão dupla, na qual uma pessoa revisa o procedimento realizado por outra; 5) investir em automação de processos, para ter maior controle e evitar erros humanos. 6) formalizar e armazenar transações, processos e informações, construindo assim um histórico das modificações e melhorias, o que ajuda a identificar fraudes que já ocorreram. Há diversos outros mecanismos que podem ser aplicados, mas variam de acordo com as particularidades de cada empres

Qual é o principal fundamento para se ter sucesso no combate às fraudes?

A palavra-chave para que medidas de supervisão sejam efetivas é “transparência”. Isso se traduz em diversos mecanismos, como, por exemplo, na comunicação entre colaboradores de diferentes níveis hierárquicos e no acompanhamento e na atualização de processos (que deve ser uma ferramenta contínua de aprimoramento executada por diversas partes internas e externas ao processo). Somam-se a isso a criação de alçadas de aprovação (assim é possível que haja a supervisão e o controle de atividades e transações) e a utilização de auditoria interna e externa pra análises detalhadas dos processos existentes.

 

Fonte: Portal SM

 

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