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Pense bem antes de convocar uma reunião!

O que os executivos de empresa mais fazem? Grande parte do seu tempo é gasto em reuniões. As reuniões são, entre outras coisas, a pedra angular para a construção de times vencedores, o que, por sua vez, é o maior fator de sucesso de uma empresa.

Mas a verdade é que as reuniões nem sempre conseguem atingir seus objetivos. Um estudo recente feito por uma consultoria americana aponta que os gerentes passam mais de três quartos do tempo em reuniões.

O estudo ainda apontou que apenas 12% dos gerentes acham que suas reuniões são produtivas. Nas empresas de alto desempenho, a avaliação da produtividade das reuniões subiu para 25% e nas empresas pouco eficientes essa produtividade caiu para apenas 2%.

“Apesar de toda a tecnologia de informação (TI), todos nós vamos para mais e mais reuniões”, desabafa um colaborador de uma grande empresa. Coordenar bem uma reunião é realmente uma arte e um número crescente de empresas estão treinando seus executivos em como fazer reuniões eficazes.

Muitas “reuniões” acontecem no corredor ou em torno da máquina de café e essas são provavelmente as mais eficazes porque os participantes tendem a ser mais espontâneos, diretos e rápidos. Muitas
empresas têm feito reuniões “em pé” para aumentar o foco e a produtividade. Vale experimentar.

Reuniões maiores são geralmente mais problemáticas. Estudos mostram que um dos maiores problemas é a falta de cuidado pré-reunião. Muitas vezes não se planeja, com o cuidado que se deveria, a agenda, o local, as pessoas convidadas e os resultados esperados. Sem esses cuidados na preparação ela acontece dando margem a ideias sem importância, divagações, falta de foco ou indivíduos entediados olhando para o relógio ou consultando seus celulares.

Normalmente há dois tipos de reunião: (1) para compartilhar informações, (2) para resolver problemas.

Para o primeiro tipo, alguns especialistas sugerem que se peça a todos que repitam, no final, o que eles entenderam e o que foi concluído, para que o coordenador corrija desinformações ou conclusões equivocadas. Já para a resolução de problemas, o objetivo não deve ser apenas um brainstorming, mas prestar atenção para que as soluções sejam realmente colocadas em prática.

O que torna as reuniões especialmente importantes e indispensáveis para as empresas é que nelas é que as crenças e valores da empresa são transmitidos e times vencedores são formados e moldados. David Bradford, professor da Stanford Business School, especializado em estudar equipes, argumenta que muitas vezes as empresas desperdiçam enorme quantidade de tempo em reuniões: “em uma empresa, a equipe executiva passou três reuniões decidindo o design dos cartões de visita”.

Assim, a melhor forma para se obter uma boa decisão de uma reunião formal é pensar seriamente em como o tema a ser discutido será proposto ao grupo. Assim, se você já decidiu fazer alguma coisa e quer a colaboração dos participantes em como fazer acontecer, não pergunte se você deveria ou não fazer. Em vez disso, peça a ajuda de seus colegas dizendo: “Queremos fazer isso ou aquilo: como chegamos lá?”. Pense nisso. Sucesso!

* Luiz Marinz é antropólogo e consultor.


Fonte: Portal Novo Varejo

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