Qualquer pequeno erro quando o assunto é nota fiscal pode gerar muita dor de cabeça às empresas. Entre as principais consequências, está o risco de multas. Veja a seguir o que a Arquivei, fornecedora de plataformas de soluções para nota fiscal, recomenda:

1- Sempre faça a escrituração das notas de entrada
É preciso escriturar todas as notas de mercadorias que entram na empresa. Caso, durante uma fiscalização, seja sentida a falta do documento, a companhia estará sujeita à multa equivalente a 10% do valor da operação. A multa pode ser reduzida caso fique comprovado que não há de fraude ou má-intenção. Apesar disso, convém não correr o risco. Ao manter em dia a escrituração das notas de entrada, a empresa tem melhor controle financeiro e fiscal.

2 – Evite a escrituração de notas canceladas
Após cancelada, a nota fiscal não deve ser escriturada. Também é importante averiguar se a assinatura digital está na validade. Caso contrário, a NF deve ser excluída do sistema. Se isso não ocorrer, ela poderá ser cancelada novamente, sem aviso ao emissor.

3 – Fique atento a notas frias ou indevidas
Evite realizar negócios com empresas que emitem notas frias ou indevidamente. Para identificar essas situações, realize consultas frequentes de notas fiscais acessando o Portal da NF-e.

4 – Arquive as notas fiscais
É importante arquivar em sistema todas as notas fiscais emitidas ao consumidor. Caso aconteça algum problema na transação, a empresa tem como se certificar de que a compra foi realmente efetuada e a data em que ocorreu. A legislação determina que as notas fiscais sejam guardadas por, ao menos, cinco anos – também com risco de multa para quem não cumprir.

Fonte: Portal SM