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Seis truques para perder menos tempo com e-mails

Pense em quanto tempo você gasta do seu dia apenas gerenciando (não respondendo) emails. Esse trabalho ganha ares hercúleos em muitos dias pois parece não ter fim: por mais que você os apague ou responda, sua caixa de entrada nunca está zerada.
Estimativa publicada pela revista Inc. aponta que 269 bilhões de emails são enviados todos os dias. Uma média diária de 121 emails por pessoa – considerando uma população mundial completamente conectada. E a luta é igual para todos: você deleta um, três novos surgem. Você responde três, cinco novos aparecem. O que fazer?
Bem, a primeira coisa a ter em mente é que os emails não desaparecerão tão cedo do mundo corporativo. A boa notícia, porém, é que há alguns truques que podem lhe ajudar a gerencia-los melhor e, assim, gastar menos tempo. Quem mostra esses truques é Tony Hsieh, CEO da Zappos – e-commerce de roupas e calçados vendido para a Amazon por quase US$ 1 bilhão em 2009. Aqui vão as dicas que o executivo usa diariamente, publicadas na Inc:

1 – Reserve um tempo específico
Tony Hsieh afirma que percebeu que uma técnica para ser mais produtivo é reservar um horário específico de seu dia apenas para ler os emails e responder àquilo que chegou no dia anterior. Esse tempo só acaba quando ele consegue zerar completamente a caixa de entrada dos emails recebidos um dia antes. Isso cria uma sensação boa de ter realizado, por completo, uma tarefa.
Além disto, ao focar apenas naqueles emails recebidos em até 24 horas antes, você já começa a tarefa sabendo que precisa lidar com um número determinado de mensagens – e não com milhares delas. Reserve tempo e tente fazer disto um hábito – mesmo que você demore mais do que gostaria.

2 – Selecione o que responder
Você precisa responder àquele email imediatamente? Dificilmente. Antes de tudo, pergunte a si mesmo se aquela mensagem não pode esperar 48 horas para ser respondida – sem causar nenhum prejuízo a ambas as partes. “Essa é a parte mais difícil e que exigirá mais disciplina”, diz Hsieh. O executivo lembra que as pessoas sabem que podem te encontrar através de outros canais – celulares, por exemplo. Ou seja, se não for urgente, poderá esperar 48 horas.

3 – Resista às tentações
Se aquilo pode esperar até amanhã para ser respondido, já adicione a tarefa à sua to-do list (lista de coisas a fazer). Você precisa treinar você mesmo – e os outros – a valorizar melhor o tempo que tem disponível, todos os dias.

4 – Crie recompensas a você
É uma tarefa dura conseguir não olhar os novos emails que pulam em sua caixa de entrada ao longo do dia. Mas crie um sistema de realização e recompensa: você precisa lidar com 10 emails antes de começar a checar os novos. Uma vez que você já tenha visto dez emails em uma pasta, você pode se “presentear” lendo outros novos que chegaram. Mas lembre-se: ler não é responder. Imponha-se limites.

5 – Não lide com os emails de forma igual
Você precisa saber que há emails que irão requerer uma pesquisa ou trarão a necessidade de confirmar algo com outra pessoa. Se esse trabalho for levar mais de dez minutos, separe a mensagem em uma pasta específica e reserve outro horário para lidar apenas com aquela pasta. Trate aquilo como uma reunião, para dar a atenção que ela merece. Se precisar de uma hora, agende uma hora na sua agenda.

6 – Não invente desculpas
Se você agendou um compromisso pela manhã e aquela parte do dia é a que você reserva para ler e responder emails, não ignore isso. Agende um tempo para tirar esse atraso. Saiu de férias e não checou os emails? Idem. Separe um tempo apenas para lidar com eles. “Agendar um tempo para cuidar dos emails é realmente se organizar para conquistar o sucesso. Você tem esse poder. Experimente”, diz Hsieh.

Fonte: Portal Newtrade

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